Veenman implementeert Balanced Scorecards

Het doel van de onderneming op één strategisch A4’tje

Inleiding
‘Midden 2001 zijn we gestart met ons strategisch planningsproces,’ vertelt Annema. ‘Wat zijn de kritieke succesfactoren? Wat zijn de business drivers? Hoe ziet onze horizon eruit en wat hebben we onderweg nodig? We hebben een SWOT analyse gemaakt en onze customer base, productenportfolio en de markt onder de loep genomen. Binnen het managementteam ontstonden er discussies, waarbij we merkten dat we een neutrale spelleider nodig hadden voor het vaststellen van de begrippen en voor de procesbegeleiding. Daarnaast wilden we ondersteuning bij het vertalen van de businessplannen in de organisatie en wilden we Balanced Scorecard tools voor het meetbaar maken van dit alles.’

Pragmatisch en inhoudelijk sterk
Veenman nodigde vier partijen uit voor oriënterende gesprekken. Oasis , onderdeel van de Ordina Groep, kreeg uiteindelijk de opdracht. ‘Inhoudelijk was alles in orde bij Oasis,’ evalueert Annema. ‘Doorslaggevend was voor ons het persoonlijke doen en laten; c’est le ton qui fait la musique. Oasis paste in ons MT en in de Veenman cultuur van hard werken en gewoon doen. Oasis heeft een pragmatische manier van omgaan met de Balanced Scorecard doctrine.’

Manager Strategy en Business Development Rudy Stueck had directeur Hein Heuvelmans van Oasis al eens gehoord tijdens een studiedag van de Kamer van Koophandel in Rotterdam: ‘Hij kwam gloedvol, inhoudelijk sterk en prima coachend over.’

Van strategie naar meetbare resultaten
De eerste stappen van Oasis waren sessies met het managementteam om de strategie te formuleren: wat wil je hoe bereiken? Het doel van de onderneming staat omschreven in een strategisch A4 tje met missie, ambitie en kernactiviteiten. Vervolgens vond de vertaling in de organisatie plaats en werden kritieke succesfactoren benoemd en meetbaar gemaakt via Balanced Scorecards. Deze zijn weer vertaald naar resultaatgerichte afdelingsprofielen en resultaatgerichte functieprofielen. Op een overkoepelende strategiekaart staan de plannen voor de komende jaren en welke stappen er nodig zijn vanuit de perspectieven financiën, klanten, interne processen en leren en groeien. Dit integrale plaatje (een oorzaak gevolgkaart van kritieke succesfactoren) geeft het management in één oogopslag inzicht in de onderlinge afhankelijkheid van de indicatoren ten opzichte van de strategie en de doelstellingen.

Samen slimmer werken
Op 10 januari 2003 vond de plenaire kick off plaats van de nieuwe strategische koers van Veenman tot en met 2006. Aan het informeren en motiveren van de 300 medewerkers is veel aandacht besteed. Stueck: ‘Onze strategie werkt alleen als elke afdeling en elke werknemer daaraan een bijdrage levert. Communicatie met en het betrekken van de mensen bij onze plannen was dan ook essentieel. Elk individu is belangrijk door zijn of haar bijdrage. “Samen slimmer werken” is ons motto voor de komende jaren geworden. Als vertolker van dit motto hebben we Rintje Ritsma genomen; we sponsoren hem al sinds 1995 en hij past bij onze nuchtere cultuur van hard werken, een uitstekende voorbereiding en altijd goede prestaties. In een goed leesbare brochure hebben we onze plannen voor slimmer samenwerken uitgelegd, met daarbij de succesvolle strategische planning van Rintje als motiverende metafoor.’

Actieteams voor verbetervoorstellen
Om de betrokkenheid van de mensen te bevorderen heeft Veenman multidisciplinaire actieteams in het leven geroepen. Tien medewerkers discussiëren daarin over hoe de processen slimmer kunnen worden aangepakt, en iemand van het managementteam completeert het geheel. Annema: ‘Bottom up-communicatie en interactie over wat we slimmer kunnen doen leveren goede verbetervoorstellen op; de latente krachten in de organisatie zijn enorm groot.’

‘We hebben hiermee draagvlak gecreëerd,’ vult Stueck aan. ‘Communicatie is de haarlemmerolie binnen het managementteam, naar het lijnmanagement en naar de medewerkers. Medewerkers denken na over welke bijdrage ze leveren aan de doelstellingen van Veenman.’

Procesbegeleider en –versneller
Als Annema terugblikt op de bijdrage van Oasis ziet hij verschillende rollen. ‘Oasis is procesbegeleider geweest en door hun ingebrachte competentie ook procesversneller. We zijn in één keer goed gegaan in plaats van afdwalen naar links en rechts. Nu de Balanced Scorecard methodiek is opgezet, maken we nog gebruik van hun coaching en consulting: ze trainen onze trainers. Zo zijn we verzekerd van een klankbord en blijvende sturing van de procesgang.’

Geïntegreerde business simulator
De winst voor Veenman is wat Annema betreft duidelijk: ‘Vroeger werkten we met rapportages achteraf en die waren puur financieel opgezet. Nu hebben we meerdere prestatie indicatoren die niet financieel van opzet zijn, maar wel doorslaggevend voor de winst van de onderneming. Als ik naar de strategiemap kijk, kan ik trends volgen en tijdig aan de bel trekken. Hoe komt het dat we hier lager scoren? Onze ambitie gaat verder dan de alert functie en het slimmer werken: in de toekomst willen we samen met Oasis een geïntegreerd business simulatiemodel bouwen. Dan beschikken we niet alleen over een dashboard om te meten, maar kunnen we ook prognoses maken. Wat kunnen we verwachten als we er tien verkopers bij hebben of een nieuw product in de markt zetten? Zo kunnen we de organisatie optimaal sturen en besturen.’

Schakels in het geheel
Het succes voor Annema ligt vooral in het betrekken van de werkvloer bij de strategische plannen in tegenstelling tot het vanuit de ivoren toren opleggen van abstracte strategische plannen. ‘Vroeger dacht men dat succes alleen aan de verkopers lag, nu ziet iedereen dat het de symbiose is. Met z’n allen dragen we bij aan het succes van Veenman. Dat is inzichtelijk gemaakt. Mensen discussiëren en worden eigenaars van processen. Als ze een project starten, weten ze de relatie met de strategie en de bedrijfsdoelstellingen. We zijn in de laatste twee jaar nog nooit zo succesvol geweest als nu en dit succes heeft vele vaders. Tegen de algemene tendens van de markt in wordt elk doel dat we stellen, gehaald!’

Veenman biedt klanten advies, installatie, technische service en training in totaaloplossingen voor het reproduceren, bewerken, distribueren, archiveren en communiceren van fysieke en elektronische documenten. Veenman is onderdeel van Buhrmann. Meer informatie vindt u op: www.veenman.nl 

Dit artikel is gepubliceerd in Review Trade, Ordina Transport & Industry, jaargang 2003, nr. 2, p. 6-7.